تنظيم المعارض والمؤتمرات – عالم الفن

– وضع خطة لتقديم وجبات كاملة أو خفيفة للمشاركين في المؤتمر أو المعرض
– عمل جولة أو حفل عشاء بعد الانتهاء من جدول أعمال المؤتمر أو المعرض.

حساب ميزانية المعارض والمؤتمرات

تحتاج إقامة المعارض والمؤتمرات إلى الكثير النفقات لذلك يجب اتباع العديد من الحسابات لتحديد ميزانية إقامتهم ومنها:
– تحديد النفقات المتغيرة مثل عدد المندوبين والنفقات الثابتة مثل المكان
– تحديد فئات النفقات على أساس برنامج المؤتمر  – تحديد ميزانية المكان والمتحدثين وفريق العمل – – تحديد تكلفة التأمين و التسويق والمشروبات والطعام مع الضرائب الحكومية وحساب كافة مصادر الدخل المحتملة مثل التسجيل والدعاية والإعلان.

مكان انعقاد المعارض والمؤتمرات

عند اختيار مكان انعقاد المؤتمر يجب مراعاة عدة اعتبارات لتسهيل حضور عدد كبير من المشاركين ومنها:
– عدد الأشخاص المشاركين في المؤتمر.
– توفير مكان لوقوف السيارات و  اختيار مكان ملائم حتى يوفر سبل ووسائل الراحة لكل الحاضرين و – توفير مكان حيوي وقريب من وسائل النقل والمطارات والفنادق و يفضل أن يتم عقد المؤتمر في مركز خاص بالمؤتمرات في فندق يحتوي على قاعات خاصة لعقد المؤتمرات.

خطوات متبعة لتنظيم مؤتمر ناجح وفعال

– عقد اجتماع مع الشركاء حتى يتم تحديد الهدف الرئيسي من المؤتمر.
– تقييم المؤتمر عن طريق نموذج إلكتروني أو ورقة تقييم للمشاركين في المؤتمر.

– أن يتم أخذ جولة في المؤسسة قبل موعد المؤتمر للتأكد والاطمئنان على تجهيزات المؤتمر وأن كل الأمور على ما يرام.

عشر خطوات هامة لتنظيم معرض ناجح وفعال

– تحديد الهدف من إقامة المعرض.
– أن يتم وضع الميزانية الخاصة بالمعرض بكافة تكاليفها.

– العمل على جذب الرعاة والممولين للمعرض.
– أن يتم تحديد خطة تسويقية جيدة .

– معرفة القوانين واللوائح الخاصة بإقامة المعرض حتى يتم إصدار التصاريح المطلوبة.
– أن يتم التنسيق مع إحدى المطاعم الخمس نجوم لتقوم بتوفير الوجبات والمأكولات طوال أيام المعرض.

– أن يتم تحديد ديكور المعرض ويجب الحرص على أن يكون بسيط ومنسق
– يجب الاستفادة من خدمات الفرق التطوعية التي تدعم تنظيم المعرض.

– أن يتم إرسال الدعوات للإعلاميين والمؤسسات الصحفية حتى يعلم الجميع بموعد انطلاق فعاليات المعرض.

– إنشاء صفحة خاصة بالمعرض على جميع وسائل التواصل الاجتماعي وتحديثها بمعلومات وأخبار وفعاليات المعرض حتى يساعد على انتشاره ونجاحه.